Als bedrijfseconomisch adviseur van Agriterra, heb ik mijn best gedaan om ervoor te zorgen dat Manyakabi echt aan de slag gaat met het nieuwe pakket. Mariska Huisman, accountant van Flynth, komt namelijk de coöperatie adviseren hoe ze de financiële administratie een betere structuur te geven en maandelijkse rapportages te kunnen genereren. Om haar adviesopdracht efficiënt te lopen verlopen, is het praktisch als Manyakabi het werken met het nieuwe boekhoudsysteem in de vingers heeft.
Nu weet ik sinds mijn start hier in 2012 dat iets na één keer vragen niet voor elkaar is. Het beetje naïviteit dat ik nog had is verdwenen. Uiteraard dubbelcheck ik zoveel mogelijk, en vraag ik alles twee keer. Maar helaas blijkt mijn vrees de waarheid: er is nog niets gebeurd met Tally. Geen data ingevoerd en de accountant weet niet hoe het systeem werkt. Dat is even schrikken, want de hele opdracht van Mariska Huisman is hierop gebaseerd. Het is even schakelen, maar dat is meteen ook het leuke van werken hier; je moet constant improviseren!
De Tally trainer is ook op bezoek bij de coöperatie en voert gegevens als voorbeeld. De accountant zit ernaast en bekijkt dit met een ongerust gezicht. Snel draaien we de rollen om, zodat de accountant met Tally werkt en de trainer aanwijzingen geeft. Na wat onderhandelen, lukt het om de trainer nog een aantal dagen bij Manyakabi te houden om samen met ons het systeem op de juiste manier klaar te maken en te gebruiken.
Mariska en ik doen nog andere interessante ontdekkingen wat betreft de ‘flow of goods and cash’. Bijna alles loopt direct van de boer (lees 8.000 leden) naar het hoofdkantoor van Manyakabi. Daar wordt de boer betaald voor zijn geleverde maïs of bonen. We besluiten de boerenorganisaties en doorverkoopcentrales meer verantwoordelijkheid te geven, en zo de werkdruk op het hoofdkantoor te verminderen. De boerenorganisaties en doorverkoopcentrales (tussenschakels in het proces) doen vanaf nu de betalingen aan de boeren. Dit wordt daarna op het hoofdkantoor alleen nog maar gecontroleerd. Mét behulp van Tally natuurlijk.
De presentatie van dit advies aan het eind van de week levert blije gezichten op bij de staf en het bestuur. Er moet nog héél veel gebeuren, maar dit zou heel goed kunnen werken! De eerste stap richting een warenhuis vol bonen en mais die tegen een goede prijs verkocht worden is gezet!
Ondertussen ben ik druk bezig een financial consultant aan te nemen, die meerdere dagen per klant aanwezig zal zijn om de financiële puntjes op de i te zetten. Zo ook bij Manyakabi. Daar zal hij als eerste naar toe gaan, om de accountant te coachen en te zorgen dat de basis goed genoeg is. Met als uiteindelijke doel hun gigantische warehouse vol met bonen en mais te krijgen, om die te verkopen voor de best mogelijke prijs, in belang van de boeren.
Taco Hoekstra, bedrijfseconomisch adviseur Agriterra
vanuit Oeganda
@TacoHoekstra
